Política de protección de datos
POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE TRÉBOL INMOBILIARIO SAS
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012, a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política, la sociedad TRÉBOL INMOBILIARIO SAS adopta el presente manual para el tratamiento de datos personales. De esta manera, dicha sociedad manifiesta que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, nacionalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
La política de tratamiento y protección de datos personales será aplicable a todas las bases de datos que por diferentes medios administre TRÉBOL INMOBILIARIO SAS en virtud del desarrollo de su objeto social. Así mismo, las Bases de Datos de la sociedad TRÉBOL INMOBILIARIO SAS se ajustarán y parametrizarán de manera que se puedan establecer y agrupar con base en el uso de los datos personales
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
TRÉBOL INMOBILIARIO SAS
NIT: 900.022.210-1
Dirección: Calle 32 EE No. 80A - 24
Teléfono: (604) 4484552
1.1 MARCO LEGAL
- Constitución Política, artículo 15 y 20
- Ley 1266 de 2008
- Ley 1581 de 2012
- Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010
- Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
1.2 DEFINICIONES
Para los efectos de una mejor compresión de la presente política de tratamiento de datos personales conforme a la legislación vigente, nos permitimos relacionar los siguientes términos para los diferentes grupos de interés:
Aspirante: Persona natural que pretendió, pretende o pretenderá sostener algún vínculo contractual, de cualquier naturaleza jurídica, con TRÉBOL INMOBILIARIO SAS.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable y/o encargado, dirigida al titular de los datos personales para el tratamiento de sus datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia del presente manual, la forma de acceder al presente manual y las finalidades del tratamiento que se hará de los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Cliente o Usuario: Persona natural con quien TRÉBOL INMOBILIARIO SAS sostiene, pretendió sostener o sostuvo algún vínculo contractual, distinto al laboral, en el desarrollo de su objeto social.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo presenta relevancia para su titular.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: Es el dato que a pesar de ser privado requiere ser dado a conocer por parte de su titular a ciertas personas.
Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Empleado: Persona natural que se encuentra vinculada laboralmente con TRÉBOL INMOBILIARIO SAS.
Exempleado: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con TRÉBOL INMOBILIARIO SAS.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Política de tratamiento: Documento adoptado por los Responsables y Encargados del Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de los requerimientos legales vigentes.
Proveedor: Toda persona natural o jurídica que suministre bienes o servicios que requiera TRÉBOL INMOBILIARIO SAS para su funcionamiento.
1.3 PRINCIPIOS
Principios generales que se acogen de la normatividad vigente en Colombia para garantizar la protección de los datos personales de los aspirantes, clientes o usuarios, empleados, exempleados, proveedores y demás públicos de interés de TRÉBOL INMOBILIARIO SAS en el desarrollo de su objeto social:
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones de Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones legales vigentes aplicables.
Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales por TRÉBOL INMOBILIARIO SAS obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, TRÉBOL INMOBILIARIO SAS, garantiza al titular, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente política. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente política. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente Ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por TRÉBOL INMOBILIARIO SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de TRÉBOL INMOBILIARIO SAS, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Ley y en los términos de la misma.
1.4 DESTINARTARIOS DEL PRESENTE MANUAL
El presente manual se aplicará y obligará a:
- Representantes legales y/o administradores.
- Personal interno de TRÉBOL INMOBILIARIO SAS, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
- Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a TRÉBOL INMOBILIARIO SAS, bajo cualquier tipo de modalidad contractual en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.
- Todas aquellas personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutaria.
- Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
- Las demás personas que establezca la ley.
2. USO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
2.1 Uso
Reconociendo la expectativa de privacidad de los Titulares y el derecho que tienen a conocer de antemano los tratamientos que se les hará a los datos personales que TRÉBOL INMOBILIARIO SAS recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:
2.1.1 Gestión de riesgos
En el análisis de la información, se realizará una adecuada evaluación de riesgos a los aspirantes, clientes o usuarios; esto nos permite atender de manera oportuna y adecuada el vínculo contractual con TRÉBOL INMOBILIARIO SAS, motivo por el cual es necesario tener información que permita evaluar a los aspirantes, clientes o usuarios en actividades de riesgo de crédito y antifraude.
2.1.2 Gestión de cartera
Facilitar el desarrollo de las obligaciones adquiridas a favor de TRÉBOL INMOBILIARIO SAS, tales como facturaciones, gestiones de cobro, recaudo, verificaciones y consultas, control, comportamiento, medios y hábito de pago.
2.1.3 Gestión de clientes o usuarios
Proporcionar y facilitar el trato de los productos, servicios y demás relaciones que tuvo, tiene o tendrá en el Titular y TRÉBOL INMOBILIARIO SAS. Dar a conocer servicios, campañas comerciales, incentivos comerciales a través del envío de mensajes directos, mensajes de texto, correos electrónicos, a través de redes sociales, de modo directo por TRÉBOL INMOBILIARIO SAS o a través de un tercero.
2.1.4 Gestión de relación contractual
Facilitar el desarrollo de obligaciones contractuales con TRÉBOL INMOBILIARIO SAS.
2.1.5 Gestión de Proveedores
El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión de proveedores bajo la normativa vigente para el suministro
de bienes o servicios que requiera TRÉBOL INMOBILIARIO SAS para su funcionamiento.
2.1.6 Gestión del Capital Humano
En el desarrollo de sus procesos TRÉBOL INMOBILIARIO SAS, recolecta información de personas naturales para procesos de selección con la finalidad de la contratación de personal, enganche y administración de información de empleados y exempleados, motivo por el cual los candidatos que envían voluntariamente su hoja de vida que contiene datos personales, faculta a TRÉBOL INMOBILIARIO SAS para el tratamiento de los mismos.
La administración de la documentación e información de empleados y exempleados será tratada con la finalidad de dar cumplimiento de las obligaciones establecidas contractualmente.
2.1.7 Gestión de Seguridad en instalaciones (Videos)
Determinar de manera cierta la identidad de las personas que ingresan a las instalaciones de TRÉBOL INMOBILIARIO SAS por temas de seguridad de los empleados, bienes y visitantes.
2.1.8 Gestión de otros recursos
Cualquier otro propósito que se requiera con ocasión de las actividades propias de TRÉBOL INMOBILIARIO SAS.
2.2 Tratamiento
Cuando el Titular proporcione a TRÉBOL INMOBILIARIO SAS información que contenga Datos Personales, la misma solo será utilizada de las formas señaladas anteriormente.
2.3 Manejo
TRÉBOL INMOBILIARIO SAS llevando a cabo los usos descritos anteriormente, divulgará a sus empleados, y proveedores, entre otros, advirtiendo en todo caso sobre la necesidad de proteger la información personal mediante prácticas seguras.
2.4 Procesamiento de información por terceros
TRÉBOL INMOBILIARIO SAS podrá, cuando lo considere, contratar con terceros labores de procesamiento de la información personal que tenga. En este evento se advertirá al Proveedor sobre la necesidad de adoptar las medidas de seguridad necesarias para
garantizar la protección de la información a procesar, prohibiendo expresamente el uso
de los datos para fines distintos a los fines para los cuales fue contratado.
2.5 Transferencia y Transmisión
TRÉBOL INMOBILIARIO SAS podrá, transferir o transmitir la información que contenga datos personales a otros agentes de interés en los términos de las autorizaciones otorgadas por el respectivo Titular.
2.6 Supresión y / o archivo de la información
TRÉBOL INMOBILIARIO SAS procederá a eliminar, suprimir o archivar los Datos Personales que tenga cuando cese la necesidad o utilidad de tenerlos.
2.7 Vigencia de las Bases de Datos
La vigencia de los Datos Personales es permanente en las bases de datos de TRÉBOL INMOBILIARIO SAS, así se extinga la relación contractual con el titular de los mismos, buscando mantener su información para futuras relaciones contractuales y beneficios comerciales fruto del objeto social de TRÉBOL INMOBILIARIO SAS.
3. AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, uso, circulación, archivo, supresión, y, en general cual otra operación de tratamiento de datos personales por parte de TRÉBOL INMOBILIARIO SAS requiere el consentimiento previo, expreso e informado del titular de los mismos.
La autorización podrá obtenerse de forma escrita, debe constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, en el cual se puede concluir de manera exacta dicha autorización.
Toda autorización debe garantizar que el Titular conoce y acepta que TRÉBOL INMOBILIARIO SAS recogerá y utilizará los Datos Personales para los fines que se indique de manera previa al otorgamiento de la misma.
El Titular de los Datos personales tiene derecho a revocar la autorización, salvo que exista una obligación legal o contractual que establezca lo contrario. En el caso de los contratos con TRÉBOL INMOBILIARIO SAS, es necesario contar con los datos personales del Titular para los efectos relacionados con la prestación de los servicios contratados, y se utilizarán para estos fines. El tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con la finalidad como con en el tiempo.
3.1 Casos en los cuales no es necesaria la autorización
TRÉBOL INMOBILIARIO SAS no requerirá autorización previa del Titular para realizar cualquier Tratamiento de Datos Personales en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
- Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad TRÉBOL INMOBILIARIO SAS en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a TRÉBOL INMOBILIARIO SAS para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante la sociedad TRÉBOL INMOBILIARIO SAS.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
- Estos derechos podrán ser ejercidos por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición TRÉBOL INMOBILIARIO SAS
- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado o agente oficioso, siempre que pruebe, por lo menos sumariamente, su interés jurídicamente tutelable.
5. DEBERES DE TRÉBOL INMOBILIARIO SAS FRENTE AL TRATAMIENTO
Los deberes y obligaciones de TRÉBOL INMOBILIARIO SAS como Responsable y Encargada del tratamiento, tendrá presente que los datos personales son de propiedad de sus respectivos titulares, por lo que solo ellos tienen la facultad legal de decisión sobre los mismos.
Todo tratamiento que se haga sobre los mismos se sujetará a las finalidades para las cuales el titular ha facultado y / o autorizado a TRÉBOL INMOBILIARIO SAS acatando en todo momento lo consagrado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2012 o la legislación que se encuentre vigente.
TRÉBOL INMOBILIARIO SAS como responsable y encargado del Tratamiento de datos tiene los siguientes deberes y obligaciones:
- Garantizar al Titular, el pleno y efectivo ejercicio de su derecho de hábeas data. El derecho de hábeas data es el derecho fundamental que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o almacene en bancos de datos.
- Solicitar, previo al suministro de datos personales, la debida autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.
- Conservar las autorizaciones otorgadas por los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales.
- Informar al momento de la solicitud de autorización al Titular acerca de la finalidad para la cual se le solicitan los datos, así como los derechos que le asisten como Titular de la misma.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias, dentro de las posibilidades y atendiendo la relevancia de los datos, para impedir que la misma sea objeto de posteriores adulteraciones, perdidas, consultas o usos y accesos no autorizados o fraudulentos.
- En el caso que se transfiera la información a un encargado del tratamiento, se debe garantizar que la información suministrada al encargado completa, comprobable y comprensible.
- Realizar oportunamente, en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
- Establecer medidas necesarias, de acuerdo a su capacidad y relevancia de los datos personales que maneje, tendientes a mantener actualizada la información.
- Rectificar y suprimir los datos personales según la legislación vigente.
- Tramitar las consultas y reclamos debidamente formulados por los titulares conforme lo disponga la legislación vigente de la materia.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, de conformidad con la autorización brindad por el Titular y la Ley.
6. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
El titular de los datos o su representante y/o apoderado, puede ejercer sus derechos a consultar, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización bajo el siguiente procedimiento:
La solicitud debe presentarse por medio escrito en las oficinas de TRÉBOL INMOBILIARIO SAS, en la Calle 32EE No. 80A - 24 en la ciudad de Medellín. El horario es de Lunes a Viernes entre 8:00 a.m. a 12:00 pm y de 1:30 pm a 05:00 pm. Los días Sábados de 8:00 am – 12:00 pm.
La solicitud debe contemplar los siguientes requisitos:
- Nombre completo del Titular de la Información con identificación respectiva. En caso de no ser el titular, el representante y/o apoderado del Titular, debe adjuntar constancia de previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Adjuntar fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos.
- Tipo de solicitud.
- Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud.
- Dirección, teléfono y correo electrónico de contacto para dar respuesta a la solicitud.
Si la solicitud resulta incompleta, TRÉBOL INMOBILIARIO SAS requerirá al interesado dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurrido un mes calendario desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la misma.
El término máximo para atender la solicitud por TRÉBOL INMOBILIARIO SAS será de quince días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo, siempre y cuando se encuentren completos los requisitos de la solicitud.
Cuando no fuere posible atenderla en dicho término, TRÉBOL INMOBILIARIO SAS informará al solicitante los motivos y la fecha probable de respuesta dentro de los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las solicitudes relacionadas con suprimir la información y revocar la autorización no procederán cuando el titular (persona natural o jurídica) tenga un deber Legal o contractual con TRÉBOL INMOBILIARIO SAS.
7. ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Para efectos del presente manual, serán encargados del tratamiento de datos personales bajo el compromiso de la sociedad TRÉBOL INMOBILIARIO SAS, cada uno de los responsables según el caso, de cada una de las áreas y dependencias administrativas de la que provenga institucionalmente la solicitud de tratamiento de datos personales o de la base de datos contentiva de los datos personales de los que se pregonan el ejercicio del deber, derecho o acción consagrada en este manual.
En representación de todas las áreas se encuentra la señora JULIE ALEXANDRA HEREDIA PEÑA identificada con cédula de ciudadanía No. 1.037.592.602 quien será el encargado del tratamiento de datos personales y oficial de protección de datos. Los canales de comunicación para que los titulares de los datos contacten al encargado del tratamiento serán los siguientes:
- Dirección: Calle 32EE No. 80A - 24 de Medellín
- Teléfono: (604) 4484552
- Correo electrónico: [email protected].
Todos los trabajadores de la sociedad TRÉBOL INMOBILIARIO SAS se obligan a aceptar la política y las instrucciones y procedimientos que se impartan para su adecuado cumplimiento, garantizando como mínimo lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias o que la regulan. Se exigirá al personal vinculado el conocimiento de los deberes que deben cumplir. Dentro de las funciones del encargado del tratamiento de los datos está el nombramiento de una persona al interior de la empresa que cumpla con las siguientes funciones:
- Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
- Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
- Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de la organización para
asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
- Impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización.
- Mantener un inventario de las bases de datos personales en poder de la organización y clasificarlas según su tipo.
- Registrar las bases de datos de la organización en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la SIC.
- Obtener las declaraciones de conformidad de la SIC cuando sea requerido.
- Revisar los contenidos de los contratos de transmisiones internacionales de datos que se suscriban con Encargados no residentes en Colombia.
- Analizar las responsabilidades de cada cargo de la organización, para diseñar un programa de entrenamiento en protección de datos personales específico para cada uno de ellos.
- Realizar un entrenamiento general en protección de datos personales para todos los empleados de la empresa.
- Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo, a datos personales gestionados por la organización.
- Integrar las políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento humano, seguridad, call centers, gestión de clientes y proveedores, etc.).
8. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN
TRÉBOL INMOBILIARIO SAS se compromete adoptar las medidas de seguridad impartidas por las Superintendencia de Industria y Comercio acorde artículo 19 del Decreto 1377 del 2013 para el tratamiento de datos personales. No obstante lo anterior, TRÉBOL INMOBILIARIO SAS en su proceso de mejora continua establece controles que permitan en la medida de lo posible conservar la información y su contenido para limitar el acceso de terceros no autorizados.
9. TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS DIRECTOS DE LA EMPRESA
Los datos suministrados por el empleado serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos y transferidos por TRÉBOL INMOBILIARIO SAS para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos de esta compañía como EMPLEADOR. Dentro de tal finalidad se mencionan de forma meramente enunciativa las siguientes: contrataciones, administración del personal activo, generación, revisión y pago de nómina y otros pagos de naturaleza laboral, afiliaciones al sistema integral de seguridad social, a la caja de compensación familiar, afiliación al seguro de vida colectivo, si se tiene, manejo de embargos judiciales a través de nómina, descuentos por fondos de empleados, descuentos por préstamos a empleados, cooperativas, bancos o convenios de libranza, administrar salarios, vacaciones, recargos, prestaciones sociales, beneficios extralegales, indemnizaciones, bonificaciones conciliatorias o de retiro, dirigir y sancionar a los empleados, llevar a cabo evaluaciones de los empleados, coordinar el desarrollo profesional de los empleados, permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa y prestarles asistencia en su utilización, planificar actividades empresariales y en general para que la Compañía pueda cumplir con las obligaciones legales como empleador, procedimientos de baja ante las autoridades laborales y de seguridad social competentes.
Toda la información relativa al empleado o ex empleado de TRÉBOL INMOBILIARIO SAS será conservada con el fin de que TRÉBOL INMOBILIARIO SAS pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden de acuerdo con la legislación laboral colombiana.
9.1 DATOS SENSIBLES DEL EMPLEADO
El titular de la Información manifiesta que conoce, acepta y autoriza de manera libre y espontánea que el tratamiento de la información relativa a pertenencia a organizaciones sociales, a la salud, estilo de vida, aptitudes intelectual, entre otras; se realizará para los fines establecidos en esta política y para el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales. El empleado podrá contactar directamente a su empleador para efectos de cambiar, suprimir, actualizar o ratificar alguno de los datos sensibles que sean tratados por la empresa.
10. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS
TRÉBOL INMOBILIARIO SAS se reserva el derecho de modificar la presente política según lo requiera para su funcionamiento y cumplimiento normativo. No obstante lo anterior, en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas de privacidad y tratamiento de datos se dará a conocer su última versión a través de la página web www.trebolinmobiliario.com.
De presentarse cambios en lo que refiere a la finalidad del tratamiento, TRÉBOL INMOBILIARIO SAS solicitará una nueva autorización del titular de los datos; a través de diarios de amplia circulación nacional, diarios locales, página de Internet www.trebolinmobiliario.com, carteles informativos, entre otros. Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la implementación de cualquiera de los mecanismos de comunicación descritos anteriormente, el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos de la presente política, TRÉBOL INMOBILIARIO SAS podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para las finalidades indicadas.
La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir del 08 de noviembre de 2016.
